Å ARRANGERE STEVNE
Guide til stevner
BRUKERDOKUMENTASJON FRA NRYF:
- Å lage stevneinvitasjoner med mer =>
ALLE stevneavgifter og premieuttak skal registreres i izettle:
ALLE premieutbetalinger (sum pr ekvipasje/rytter) skal registreres i izettle.
Registreringen i izettle skal utføres straks etter registrering av betaling/utbetaling i horsepro, for å sikre at izettle viser riktig stevneregnskap.
SEKRETARIAT - denne siden skal oppdateres for bruk av Equipe
FORBEREDELSE FØR STEVNE:
Sjekk at pc’er og horsepro virker som det skal.
PC må oppdateres etter påmeldingsfrist, for etteranmeldelser.
Etter at påmeldingsfristen er uten (for eksempel dagen før stevnet): Printe ut og heng opp startlister for for de første klassene for stevnedag 1.
Sjekk om ryttere og hester har betalt startlisenser. .
Varme i rom
Skjøtelednigner til varmeovn, pc og mobillader, i zettle..
Lade opp izettle, sjekk at virker som den skal, og at relevante betalingselementer er innlagt.
Innhente oppstallingskart og paddock-booking liste fra stallmester/sportslig leder.
Sekretariatet må på forhånd gjøre seg kjent med KR reglementene.
Ta med KR (pc eller printout)
Generalprøve utstyr: Sjekk at begge pc’er snakker sammen (merk at hovedpc alltid må slås på først og slås av sist), blekk, printerpapir, strømtilførsel.
Forberede pengepremier, betalingskasse for kontanter
Avtale på forhånd med Teknisk personell at betaling går til konto.
Protokollbærere – eller hjelpere til å henge opp start- og resultatlister fortløpende.
Negativ starterklæring – betaling jfr KR?
FAKTURA: MANGLER KONTONUMMER
FØR STEVNESTART (MORGEN)
Hver morgen under stevnet:
Sekretariat og dommerbu skal åpnes en time før oppsatt stevnestart.
Oppdatere pc/horsepro for etteranmeldelser?
Sjekk at pc’ene snakker sammen (begge rom)
Print gjerne ut Rapport – Økonomirapport – Ekvipasjeliste, for oversiktens skyld.
Skrive ut oppdaterte startlister dersom endringer etter oppslag/siste printout.
NB: Husk å «fore» portvakt, steward og banebygger med riktige startlister ink oppdateringer!
STEVNEDAG OPPGAVER
Oppslag og printouts:
Startlister: Skrive ut oppdaterte startlister.
Oppslag + Steward + banebygger + portvakt = 4 eksemplarer av startlister printes.
Resultatlister skrives ut og henges opp fortløpende.
Mottak av ekvipasjer;
Kontrollere hestepass:
Sjekk vaksine og ponnimålekort.
Avkryssing i Horsepro for sjekk av pass.
Sjekk at påmeldingene er ok ift det de oppgir, slik at dette stemmer.
Oppdatere evt. endringer i Horsepro.
Oppdatere Horsepro løpende:
Alle forandringer, etteranmeldelser osv. skal registreres umiddelbart i Horsepro.
Påmeldinger
Etteranmeldelser
Overdommer har endelig avgjørelser
Etteranmeldelser:
Påmelding til ekstra klasse: Ok. Registere.
Horsepro gir info om hest/rytter er registrert
Påmelding utenfor horsepro:
Dobbel startavgift ved etteranmelderser.
Sjekk om ryttere og hester har betalt startlister.
Sjekk spesielt ved høyere klasse etteranmeldelse om de er kvalifisert /betalt lisenser.
Ny Ekvipasje / Ny hest / Nytt lag:
Finn «Ny Ekvipasje» e.l. i menyen til høyre.
Legg inn hestelisens og rytterlisens
Trykk «Påmelding» fane
Ta imot betaling av startavgifter, utbetale premier (Typisk ved avslutning av stevnet):
Startavgifter beløp finnes i Horsepro.
Dobbel startavgift ved etteranmelderser.
Premier beløp skal være registrert i Horsepro av dommerbua (som printer og leverer ut premielapper under premieutdeling. Premielapper kan byttes inn mot premie i sekretariat).
Vedkommende skal betale summen av startavgifter og premier, evt. klubben utbetaler.
Kvittering kan skrives ut dersom ønskelig.
Kasse for kontanter, men vipps (stevner) er ønskelig betalingsmetode.
Faktura printes ut via Horsepro, men dette er kun for de som ikke kan betale på stedet.
Negativ starterklæring – betaling betaling jfr KR?
Få startende i klasse:
Dersom for få startende for til premiering (dvs 2 eller 1 startende i klassen, må være 3):
Fikk ikke fjernet premiering ved kun 1 startende, Fjerne manuelt premiering.
Må ha vært 3 stk ekvipasjer
Premielapper Dommerbua printer ut og leverer ut ved premieutdeling (ikke sekretariat.
Skriv ut dommerprotokoll:
Trykk på fane «Startlister»
Åpne relevant klasse
Dommerprotokoll ligger til høyre
Endre startrekkefølge:
Meny til høyre – Flytt opp/Flytt ned
NB: Ponnikategorier må sorteres (startrekkefølge), dersom flere kategorier starter i samme klasse. Laveste hinder først, deretter bygge opp til høyere hindere.
Ekvipasjer som trekker seg ETTER at klassen har startet: («Trukket»):
Må betale startavgift.
Ingen oppdatering i Horsepro bortsett fra at det registreres som ??
Oppdateres i Horsepro av dommerbua??
Ekvipasjer som trekker seg FØR klassen har startet via henvendelse i sekretariat, men etter frist for negativ starterklæring på stevne dag: («Strøket»):
Hvordan håndterer vi det?
Krysse bort klassene de er påmeldte i??
Betaling? (Ja iflg KR, men annen praksis…?)
Ekvipasjer som trekker seg FØR frist for negativ starterklæring på stevne dag: («Strøket»):
Fjernes disse ekvipasjene fra listene automatisk?
Påmelding til flere klasser i Horsepro:
Finn frem allerede påmeldt ekvipasje – merke ekvipasjen.
Trykk på Fane «Påmelding»
Hake av relevante klasser, og evt. fjerne ikke-relevante klasser (endringer). (Vær obs dersom ekvipasjen etteranmelder seg i høyere klasser, om de er kvalifiserte.)
Fane avgifter - Pris - Premier (trekkes fra betaling av startavgift)
Fane Betaling: Sum skal vises.
Innbetaling: Skriv inn beløp og velg betalingsmåte fra rullegardinmeny.
Delbetaling med ulike betalingsmåter er mulig å registrere (Eksempel 40 kr av 100 kr totalt betales kontant, deretter velge 60 av 100 med vipps). Restbeløp vises.
Flerbetaling, dvs. å betale for flere ekvipasjer samtidig:
Velg Flerbetaling nederst til høyre (når noen skal betale for flere)
Se øverst på siden: «Rytterens ekvipasjer» endres til «alle ekvipasjer»